Use Cases

Wo Unitas im Alltag Arbeit abnimmt.

Sechs typische Abläufe aus dem Mittelstand — jeweils mit dem manuellen Ist-Zustand und dem automatisierten Soll. Finden Sie sich wieder?

Telefon

Kein verpasster Anruf mehr

Anrufe kommen, während Sie auf der Baustelle, im Termin oder im Feierabend sind. Jeder nicht angenommene Anruf ist potenziell ein verlorener Auftrag.

Bisher · manuell

Anrufe gehen auf die Mailbox
Rückruf erst Stunden später — wenn überhaupt
Kunde ruft beim Wettbewerber an

Mit Unitas · automatisiert

Sabine nimmt jeden Anruf sofort an
Anliegen wird erfasst und qualifiziert
Termin landet direkt im Kalender, Notfall geht an Sie

Ihr Nutzen: Mehr angenommene Anfragen und damit mehr Aufträge — ohne dass Sie ständig erreichbar sein müssen.

Beispiel: 24/7 erreichbar statt 8 Stunden am Tag.

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E-Mail

Posteingang automatisch vorsortiert

Der Posteingang läuft über. Wichtige Anfragen gehen zwischen Newslettern und Standardmails unter, die Beantwortung kostet jeden Tag Zeit.

Bisher · manuell

Mails werden mehrmals täglich manuell durchgesehen
Standardanfragen einzeln beantwortet
Wichtiges geht im Stapel unter

Mit Unitas · automatisiert

Max sortiert nach Thema und Dringlichkeit
Standardanfragen werden selbstständig beantwortet
Wichtiges liegt entscheidungsreif oben

Ihr Nutzen: Spürbar weniger Zeit im Posteingang und schnellere Reaktion auf wichtige Anfragen.

Beispiel: Routinemails ohne manuelle Bearbeitung beantwortet.

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Finanzen

Angebote & Rechnungen ohne Abendarbeit

Angebote und Rechnungen schreiben Sie abends nach Feierabend. Mahnungen bleiben liegen, offene Posten verlieren Sie aus dem Blick.

Bisher · manuell

Rechnungen abends manuell erstellt
Mahnungen werden vergessen oder vermieden
Kein Überblick über offene Posten

Mit Unitas · automatisiert

Klaus erstellt Angebote und Rechnungen automatisch
Freundliche, mehrstufige Erinnerungen laufen automatisch
Offene Posten und Cashflow jederzeit im Blick

Ihr Nutzen: Schnellerer Zahlungseingang, weniger Abendarbeit und ein sauberer Überblick über die Finanzen.

Beispiel: Rechnung verlässt das Haus am selben Tag statt nach Tagen.

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Planung

Tagesplanung und Touren ohne Zettelwirtschaft

Die Tagesplanung läuft über Klebezettel und Zuruf. Routen sind nicht optimiert, Material fehlt im falschen Moment.

Bisher · manuell

Planung morgens „auf Zuruf“
Routen nicht optimiert, unnötige Fahrten
Material fehlt erst auf der Baustelle auf

Mit Unitas · automatisiert

Lisa plant Einsätze und optimiert Touren
Team bekommt das Briefing morgens per WhatsApp
Material wird vorausschauend nachbestellt

Ihr Nutzen: Weniger Leerfahrten, klarere Abläufe und ein Team, das morgens weiß, was ansteht.

Beispiel: Tagesbriefing automatisch statt täglicher Abstimmungsrunde.

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Kundenservice

Anfragen automatisch vorsortiert und beantwortet

Anfragen kommen über Telefon, Mail, Kontaktformular und WhatsApp — verteilt, unstrukturiert und schwer nachzuhalten.

Bisher · manuell

Anfragen verteilen sich über viele Kanäle
Keine einheitliche Übersicht
Antworten dauern, manches geht verloren

Mit Unitas · automatisiert

Anfragen landen gebündelt an einem Ort
Wiederkehrende Fragen werden direkt beantwortet
Alles ist dokumentiert und nachvollziehbar

Ihr Nutzen: Schnellere, verlässlichere Antworten und nichts geht mehr zwischen den Kanälen verloren.

Beispiel: Eine Übersicht statt vier Postfächer.

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Intern

Internes Wissen auf Zuruf verfügbar

Wichtige Informationen stecken in Köpfen, alten Mails und verteilten Dateien. Neue Mitarbeiter fragen ständig nach.

Bisher · manuell

Wissen verteilt auf Köpfe und Ordner
Ständige Rückfragen an erfahrene Kollegen
Einarbeitung dauert lange

Mit Unitas · automatisiert

Ein interner Assistent kennt Ihre Dokumente
Antworten auf Zuruf, mit Quellenangabe
Neue Mitarbeiter finden sich schneller zurecht

Ihr Nutzen: Weniger Rückfragen, schnellere Einarbeitung und Wissen, das nicht am einzelnen Mitarbeiter hängt.

Beispiel: Antwort in Sekunden statt Suche in alten Mails.

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Nächster Schritt

Ihr Ablauf ist nicht dabei? Kein Problem.

Die meisten Automatisierungen entstehen aus dem konkreten Alltag. Schildern Sie uns Ihren Fall — wir sagen Ihnen ehrlich, ob und wie er sich automatisieren lässt.

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