In einem Restaurant klingelt das Telefon nicht gleichmäßig über den Tag verteilt. Es klingelt kurz vor Mittag, wenn die Küche den Service vorbereitet, und am frühen Abend, wenn die ersten Tische besetzt sind. Also genau dann, wenn niemand Zeit hat.
Online-Reservierung hilft, aber viele Gäste rufen trotzdem an: weil sie eine Frage haben, weil sie mit acht Personen kommen, weil sie es einfach gewohnt sind. Wer dann nicht durchkommt, reserviert beim nächsten Restaurant.
Welche Angaben braucht eine Reservierung am Telefon?
Fast jeder Reservierungsanruf folgt demselben Muster. Fünf Angaben reichen:
- Datum
- Uhrzeit
- Anzahl der Personen
- Name
- Telefonnummer für Rückfragen
Dazu kommen manchmal Hinweise: ein Kinderstuhl, ein Geburtstag, eine Allergie, ein Tisch auf der Terrasse. Genau diese Hinweise gehen verloren, wenn nebenbei telefoniert und auf einen Zettel geschrieben wird.
Wie nimmt ein KI-Telefonassistent Reservierungen an?
Ein KI-Telefonassistent nimmt den Anruf an, fragt die fünf Angaben ab, prüft, ob zur gewünschten Zeit ein Tisch frei ist, und trägt die Reservierung ein. Ist der Abend voll, bietet er die nächste freie Zeit an oder setzt den Gast auf eine Warteliste. Das klingt dann zum Beispiel so:
Gast: Haben Sie Samstag einen Tisch für acht Personen?
Assistent: Am Samstag habe ich um 18 Uhr und um 19 Uhr einen Tisch für acht frei. Was ist Ihnen lieber?
Damit das funktioniert, legen Sie einmal Ihre Regeln fest:
- Tische und Plätze, eventuell getrennt nach Innenraum und Terrasse
- Öffnungszeiten, Ruhetage und die letzte Reservierung am Abend
- Gruppengrößen, ab denen Sie selbst entscheiden möchten
- Wie lange ein Tisch reserviert bleibt, zum Beispiel zwei Stunden
Welche Fragen stellen Gäste am Telefon?
Ein großer Teil der Anrufe ist gar keine Reservierung. Gäste fragen, ob es vegetarische oder glutenfreie Gerichte gibt, ob man mit dem Hund kommen darf, ob es Parkplätze gibt oder ob heute Mittag geöffnet ist. Der Assistent beantwortet das aus Ihren Angaben, und wenn er etwas nicht weiß, notiert er die Frage für Sie.
Was passiert mit Anfragen für Feiern und Gruppen?
Eine Anfrage für eine Weihnachtsfeier mit 25 Personen ist mehr wert als ein Abend voller Zweiertische. Solche Anfragen sollten nicht im Trubel untergehen. Der Assistent nimmt die Eckdaten auf (Anlass, Datum, Personenzahl, Budget, Wünsche zum Menü) und plant Ihren persönlichen Rückruf. Auf Wunsch ruft er selbst zurück, um offene Fragen zu klären, bevor Sie das Angebot schreiben.
Wie bleiben weniger Tische leer?
Große Reservierungen kann der Assistent am Vortag bestätigen lassen. Sagt ein Gast ab, wird der Tisch wieder frei, und wer auf der Warteliste steht, kann angerufen werden. So bleiben weniger Tische leer, die eigentlich vergeben waren.
Und was sagen die Gäste?
Der Assistent stellt sich als KI vor, das ist Pflicht und auch richtig so. Die meisten Gäste wollen vor allem eines: eine schnelle, verbindliche Antwort. Wer lieber mit einem Menschen sprechen möchte, wird durchgestellt oder bekommt einen Rückruf.
Passt Ihr Reservierungssystem dazu?
Reservierungen landen entweder in einem gemeinsamen Kalender oder direkt in Ihrem Reservierungssystem. Viele Systeme wie OpenTable, Quandoo oder resmio haben Schnittstellen. Welche Lösung bei Ihnen passt, klären wir im Erstgespräch.
Mehr dazu, was der Assistent für Restaurants übernimmt, steht auf der Seite KI-Telefonassistent für Restaurants.
Entwurf: Ole prüft diesen Text noch.
