Beispielrechnung: Ein Architekturbüro mit 25 Anrufen pro Woche, das drei von zehn bei Terminen auf der Baustelle oder beim Bauherrn nicht annimmt, lässt rund 32 Anrufe im Monat liegen. Wird nur jeder zweihundertste davon ein neues Projekt mit 15.000 € Honorar, fehlt etwa alle sechs Monate ein Projekt, im Schnitt rund 2.400 € im Monat. Ein KI-Telefonassistent kostet ab 249 € im Monat.
Die Rechnung
| Schritt | Wert |
|---|---|
| Anrufe pro Woche | 25 |
| Davon nicht angenommen | 30 % |
| Verpasste Anrufe im Monat | 32 |
| Davon ein neues Projekt (0,5 %) | 0,16 |
| Honorar aus einem neuen Projekt | 15.000 € |
| Honorar im Monat, im Schnitt | rund 2.400 € |
Genau gerechnet sind es 0,16 Projekte im Monat, also etwa eines alle sechs Monate. Im Jahr sind das rund 28.800 € Honorar. Der Rechner für Architekten zeigt diesen Wert, und Sie können jede Zahl durch Ihre eigene ersetzen.
Die Annahmen sind Beispielwerte und eher vorsichtig gesetzt. 25 Anrufe pro Woche passen zu einem kleinen Büro mit ein bis drei Leuten. Drei von zehn Anrufen gehen verloren, weil niemand im Büro ist, während Termine auf der Baustelle, beim Bauherrn oder beim Bauamt laufen. Die meisten Anrufer sind Handwerker, Fachplaner, Behörden oder Bauherren laufender Projekte. Deshalb rechnen wir damit, dass nur jeder zweihundertste verpasste Anruf ein neues Projekt geworden wäre.
Ein neues Projekt steht hier für ein kleineres Vorhaben mit 100.000 € anrechenbaren Kosten. Dafür nennt die Honorartafel der HOAI in Honorarzone III 15.005 € bis 18.713 € für alle Leistungsphasen, ohne Umsatzsteuer (§ 35 HOAI). Wir rechnen mit dem gerundeten unteren Wert. Bei 300.000 € anrechenbaren Kosten nennt dieselbe Tafel in Honorarzone III 39.981 € bis 49.864 €. Wer vor allem größere Vorhaben plant, setzt im Rechner einen höheren Wert ein.
Die Werte der Tafel sind Orientierungswerte. Das Honorar vereinbaren Sie mit dem Bauherrn in Textform. Fehlt eine solche Vereinbarung, gilt für die Grundleistungen der untere Wert, der Basishonorarsatz (§ 2a und § 7 HOAI).
Nicht eingerechnet sind Rückfragen von Handwerkern und vom Bauamt, die bis zum Abend liegen bleiben. Sie bringen kein neues Honorar, aber auf der Baustelle wartet womöglich jemand auf die Antwort.
Warum bleiben im Architekturbüro so viele Anrufe liegen?
Viele Termine eines Architekten finden nicht im Büro statt: Baustellentermine, Bauherrengespräche, Termine beim Bauamt. In einem kleinen Büro geht dann niemand ans Telefon, und die Rückrufe warten bis nach dem letzten Baustellentermin.
Dabei rufen sehr verschiedene Leute an: der Polier mit einer Frage zu einem Detail, das Bauamt mit einer Nachforderung zum Bauantrag, ein Bauherr, der wissen will, wie weit die Planung ist. Dazwischen ruft jemand an, der neu bauen oder anbauen will. Erreicht er niemanden, fragt er womöglich beim nächsten Büro an.
Wie sieht ein Tag im Architekturbüro mit KI-Telefonassistent aus?
Der Polier der Rohbaufirma fragt nach einem Detail zur Fensteröffnung. Der Assistent notiert die Frage und plant Ihren Rückruf für 12 Uhr, nach dem Baustellentermin.
Ein Paar möchte an sein Haus anbauen. Der Assistent fragt nach Größe, Ort und Zeitplan und bucht das Erstgespräch für Donnerstag um 16 Uhr.
Das Bauamt hat eine Rückfrage zum Bauantrag. Der Assistent notiert Aktenzeichen und Ansprechpartner und schickt Ihnen beides.
Beim Umbau findet der Zimmerer einen morschen Balken. Der Assistent erkennt, dass es dringend ist, und stellt direkt zu Ihnen durch.
Der Assistent nimmt Anrufe von Baustelle, Bauamt und Bauherren an und stellt Dringendes durch. Erstgespräche trägt er direkt in Ihren Kalender ein, mit Ort, Größe und Zeitplan des Vorhabens. Wer über Ihr Kontaktformular um Rückruf bittet, wird nach einer Minute zurückgerufen.
Ab wann rechnet sich ein KI-Telefonassistent für Architekten?
Unitas Start kostet 249 € im Monat, im Jahr also 2.988 €. Dazu kommt einmalig die Einrichtung für 490 €. Ein einziges zusätzliches Projekt mit 15.000 € Honorar deckt die Kosten von mehr als vier Jahren, die Einrichtung eingerechnet.
Wer auch Anfragen über das Kontaktformular in einer Minute zurückrufen lassen oder seine Bürosoftware anbinden will, braucht das Paket Pro für 449 € im Monat. Alle Pakete stehen auf der Seite Preise.
Häufige Fragen
Woher weiß er, welche Vorhaben zu meinem Büro passen?
Wir hinterlegen, was Sie planen und was nicht, zum Beispiel Wohnhäuser, Umbauten im Bestand oder Gewerbebauten. Passt eine Anfrage nicht, sagt er das freundlich und notiert sie trotzdem für Sie.
Was macht er mit Anrufen von Handwerkern und vom Bauamt?
Er nimmt Name, Projekt und Anliegen auf und schickt Ihnen eine kurze Zusammenfassung. Wer sofort durchgestellt wird, legen Sie fest, zum Beispiel der Polier bei einer dringenden Frage.
Ist das mit dem Datenschutz vereinbar?
Die Sprach-KI läuft auf Servern in der EU. Gespräche werden als Text und Ton 30 Tage in der EU gespeichert und dann gelöscht. Gleich nach dem KI-Hinweis sagt der Assistent, dass das Gespräch gespeichert wird, und wer das nicht möchte, bekommt einen persönlichen Rückruf. Sie bekommen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Mehr dazu unter Datenschutz und KI.
Schauen Sie in der Anrufliste Ihrer Telefonanlage nach, wie viele Anrufe an Baustellentagen unbeantwortet blieben, und rechnen Sie mit Ihren Zahlen nach. Lohnt es sich, bauen wir den Assistenten in 48 Stunden, und Sie testen ihn.
Entwurf: Ole prüft diesen Text noch.
