Was verpasste Anrufe einen Betrieb kosten: drei Beispiele

Was verpasste Anrufe kosten, rechnen Sie so: verpasste Anrufe im Monat mal den Anteil, der ein Auftrag geworden wäre, mal den Wert eines Auftrags. Im Beispiel eines Autohauses mit 120 Anrufen pro Woche, von denen jeder fünfte ins Leere geht, sind das rund 104 verpasste Anrufe im Monat. Wäre jeder zehnte davon ein Werkstattauftrag zu 350 € geworden, wären das etwa 3.600 € Umsatz im Monat, die heute fehlen.

Ein verpasster Anruf fühlt sich klein an. Das Telefon hat geklingelt, man war gerade beschäftigt, vielleicht ruft der Kunde ja noch einmal an. Manchmal tut er das. Oft ruft er einfach den nächsten Betrieb an, der bei Google weiter unten steht.

Wie rechnet man aus, was verpasste Anrufe kosten?

Verpasste Anrufe im Monat × Anteil, der ein Auftrag geworden wäre × Wert eines Auftrags

• Verpasste Anrufe im Monat: Anrufe pro Woche × Anteil, den niemand annimmt × 4,33.
• Anteil, der ein Auftrag geworden wäre: Wir setzen ihn je Branche vorsichtig an, beim Makler etwa nur jeden fünfzigsten Anruf. Nicht jeder Anrufer will kaufen, manche wollen nur eine Auskunft, manche rufen tatsächlich noch einmal an.
• Wert eines Auftrags: der durchschnittliche Umsatz oder Deckungsbeitrag eines neuen Auftrags.

Die Zahl, die dabei herauskommt, ist keine Prognose. Sie zeigt die Größenordnung, um die es geht. Liegt sie deutlich über den Kosten einer Lösung, lohnt es sich, genauer hinzuschauen.

Was kosten verpasste Anrufe in drei Beispielbetrieben?

Immobilienmakler

Ein Makler bekommt rund 40 Anrufe pro Woche. Während Besichtigungen und Terminen erreichen drei von zehn niemanden. Das sind rund 52 verpasste Anrufe im Monat. Nur wenige Anrufer sind Eigentümer, die verkaufen wollen: Wird nur jeder fünfzigste verpasste Anruf zu einem Verkaufsmandat, ist das rund eines im Monat. Bei 300.000 € Kaufpreis und 3,57 % Provision von einer Seite kommen rund 11.000 € im Monat zusammen.

Werkstatt im Autohaus

Ein Autohaus mit Werkstatt bekommt 120 Anrufe pro Woche. Jeder fünfte geht ins Leere, weil die Serviceannahme am Tresen steht: rund 104 verpasste Anrufe im Monat. Jeder zehnte wäre ein Werkstattauftrag von rund 350 € geworden. Das ergibt etwa 3.600 € im Monat, ohne Verkaufsanfragen für Fahrzeuge.

Restaurant

Ein Restaurant bekommt 100 Anrufe pro Woche, die meisten zur Mittagszeit und am frühen Abend, wenn der Service am vollsten ist. Jeden vierten nimmt niemand an: rund 108 verpasste Anrufe im Monat. Viele Anrufer wollen reservieren: Wären drei von zehn verpassten Anrufen ein Tisch für vier zu je 33 € geworden, wären das rund 4.300 € im Monat. Gruppen und Feiern sind darin noch nicht enthalten.

Mit Ihren eigenen Zahlen rechnet der Rechner. Für neun Branchen hat er Beispielwerte und je eine eigene Seite, etwa für Makler, fürs Autohaus und für Restaurants.

Was fehlt in der Rechnung?

Die Rechnung ist vorsichtig, weil sie nur den direkten Umsatz zählt. Dazu kommen Kosten, die man selten sieht:

• Rückrufe kosten Zeit. Wer abends zehn Rückrufe abarbeitet, erreicht oft nicht alle und telefoniert am nächsten Tag hinterher.
• Unterbrechungen kosten Konzentration. Jedes Klingeln während eines Kundengesprächs oder einer Reparatur reißt aus der Arbeit.
• Erreichbarkeit prägt den Ruf. „Telefonisch nie erreichbar“ liest man immer wieder in schlechten Google-Bewertungen kleiner Betriebe. Diese Bewertungen lesen auch die Kunden, die nie angerufen haben.

Wie finden Sie Ihre eigenen Zahlen heraus?

Eine Woche reicht. Sie brauchen dafür keine neue Software:

1. Anrufliste ansehen. Die Fritz!Box zeigt unter Telefonie → Anrufe jeden angenommenen und jeden verpassten Anruf. Telefonanlagen wie 3CX, Starface oder Placetel haben eigene Berichte, und Ihr Anbieter zeigt Anrufe oft im Kundenportal.
2. Verpasste Anrufe zählen, getrennt nach Uhrzeit. Meist häufen sie sich zu bestimmten Zeiten: morgens vor Öffnung, mittags, kurz vor Feierabend.
3. Nachprüfen, wer zurückgerufen hat. Wie viele der verpassten Anrufer haben sich ein zweites Mal gemeldet? Die Differenz sind die Kunden, die Sie nicht kennengelernt haben.

Was hilft gegen verpasste Anrufe?

Es gibt drei Wege, und sie lassen sich kombinieren:

• Feste Telefonzeiten mit einer klaren Ansage. Das hilft, solange die Kunden sich daran halten.
• Ein Telefonservice, bei dem Menschen Anrufe annehmen und Nachrichten notieren. Gut für persönliche Gespräche, wird aber bei vielen Anrufen teuer.
• Ein KI-Telefonassistent, der Anrufe annimmt, wenn Sie nicht können, Termine direkt bucht und Anfragen in einer Minute zurückruft. Was er kann und was nicht, steht in Was ist ein KI-Telefonassistent?

Wichtig ist nur, dass die verpassten Anrufe nicht länger unsichtbar bleiben. Wer die Zahl einmal kennt, entscheidet anders.

Entwurf: Ole prüft diesen Text noch.